Date d’entrée en vigueur de la politique : 16 juillet 2025
APERÇU
La politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique exclusivement aux renseignements personnels détenus et traités par l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (« OPPQ »). Elle ne vise pas les renseignements détenus par les membres de l’OPPQ dans le cadre de l’exercice de leur profession.
Au moyen de cette politique, l’OPPQ vous informe des questions suivantes :
- Quel est l’objet de la Politique de confidentialité de l’OPPQ ?
- Qui exerce la fonction de responsable de ces renseignements ?
- Qui recueille les renseignements personnels ?
- Quels sont les renseignements personnels recueillis ?
- À quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels ?
- Quelles catégories de personnes au sein de l’OPPQ ont accès aux renseignements personnels ?
- Par quels moyens les renseignements personnels sont-ils recueillis ?
- Quelles mesures peuvent être prises afin de refuser la collecte des renseignements personnels et quelles sont les conséquences possibles de ce refus ?
- Quels sont vos droits d’accès et de rectification prévus par la loi et les moyens technologiques disponibles pour que vous puissiez consulter ou rectifier vos renseignements personnels ?
- Quelles sont les catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer vos renseignements personnels aux fins auxquelles ils sont recueillis et est-il possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec ?
- Quelles sont les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels ?
- Comment vous prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévu dans les règles de gouvernance de l’OPPQ ?
Quel est l’objet de la Politique de confidentialité de l’OPPQ ?
En tant qu’ordre professionnel qui recueille des renseignements personnels par divers moyens technologiques, l’OPPQ publie cette politique de confidentialité en termes simples et clairs sur son site Internet, pour vous informer des éléments prévus par :
- le Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique ;
- l’article 65 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès ») ; et
- l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« Loi sur le privé »).
En vous informant de ces éléments lors d’une collecte de renseignements personnels (et par la suite sur demande), la loi fait en sorte que, si vous communiquez les renseignements personnels demandés, vous consentez à leur utilisation et à leur communication aux fins visées par cette collecte.
Dans plusieurs cas, certains de ces éléments sont aussi apparents de la collecte elle-même (renseignements recueillis, fins auxquels ils le sont, moyen de collecte, etc.). Votre consentement à l’utilisation et la communication aux fins de la collecte se manifeste implicitement par le fait de fournir les renseignements personnels dans un contexte précis tenant compte de vos attentes raisonnables.
Qui exerce la fonction de responsable de ces renseignements ?
Toute question relative à cette politique de confidentialité peut être soumise à la personne membre du personnel de direction de l’OPPQ à qui la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est attribuée. Son nom et les coordonnées permettant de communiquer avec elle sont :
| Me Marie-France Salvas Directrice générale et secrétaire Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec 7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700 Anjou (Québec) H1M 3N8 secretariat_general@oppq.qc.ca |
Mme Judith Brillant, T. phys. Syndique Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec 7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700 Anjou (Québec) H1M 3N8 jbrillant@oppq.qc.ca |
Qui recueille les renseignements personnels ?
C’est généralement l’OPPQ lui-même qui recueille les renseignements personnels sur les individus concernés. L’OPPQ retient cependant les services de certains tiers pour recueillir des renseignements personnels auprès de certains candidats à la profession et de ses membres. Ces tiers sont des prestataires de services et offrent des plateformes facilitant la collecte d’informations dont les instances de l’OPPQ ont besoin pour assurer la protection du public.
Quels sont les renseignements personnels recueillis ?
Les renseignements personnels recueillis varient selon les fins auxquelles ils le sont et les catégories d’individus concernés. Une grande partie des renseignements personnels collectés l’est dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession de physiothérapeute ou de technologue en physiothérapie et concerne notamment la formation professionnelle, l’admission, la délivrance de permis ou d’autorisation spéciale, la discipline, la conciliation et l’arbitrage de comptes, la surveillance de l’exercice de la profession et de l’utilisation d’un titre et l’inspection professionnelle.
En plus des renseignements personnels pour vous identifier (adresses de courrier électronique et numéros de téléphone, etc.) qui peuvent être nécessaires pour vous distinguer des autres ou pour communiquer avec vous au besoin, l’OPPQ recueille des renseignements personnels appartenant aux catégories suivantes, le tout sur la base d’un intérêt sérieux et légitime à le faire :
Individus concernés |
Description des renseignements |
| Administrateurs de l’OPPQ, membres de ses comités et candidats à de tels postes |
Renseignements permettant d’apprécier la candidature et ayant trait notamment à la formation et à l’expérience professionnelle du candidat. Renseignements permettant à l’Ordre d’acquitter les sommes pouvant être dues à l’administrateur ou au membre de comité selon les conditions en vigueur. Déclaration de conflit d’intérêts. |
| Candidats à la profession | Renseignements figurant dans un formulaire de demande d’admission, de réinscription, d’équivalence, d’admissibilité à l’arrangement de reconnaissance mutuelle (« ARM ») Québec-France ou d’autorisation spéciale ou joints à la demande, déclarations obligatoires, informations professionnelles, consentements, formations et attestations spécifiques. |
| Salariés de l’OPPQ, candidats à un poste de salarié et bénévoles | Renseignements inhérents aux Dossiers employés et renseignements requis ou fournis, selon le cas, ayant trait à la sollicitation ou l’évaluation de candidatures. |
| Fournisseurs divers tels que : formateurs, inspecteurs, enquêteurs, procureurs, sténographes et autres entreprises individuelles parmi les entrepreneurs, prestataires de services et mandataires rémunérés de l’OPPQ | Renseignements inhérents aux Dossiers fournisseurs et renseignements requis ou fournis, selon le cas, ayant trait à la sollicitation ou l’évaluation de candidatures et d’offres de services. |
| Individus adressant certaines demandes ou un signalement à l’OPPQ ou impliqués dans une enquête | Renseignements requis ou fournis, selon le cas, pour permettre le traitement d’une demande d’accès, de communication ou de rectification, une demande d’enquête ou un signalement[1] et pouvant concerner notamment l’objet de la demande, les attentes en lien avec celle-ci ou les motifs qui la soutiennent. |
| Membres (anciens ou actuels) | Renseignements ayant trait à l’identité des membres, à l’administration de leur statut, à leurs parcours scolaires et professionnels, à leurs emplois et à leurs milieux de travail, à leurs activités de formation continue, à leur conformité à leurs obligations professionnelles, à leur candidature à une bourse, un prix ou un titre distinctif et à la journalisation de l’utilisation du portail de l’OPPQ. |
| Visiteurs du site Internet | Renseignements personnels ayant trait à la reconnaissance, l’identification, la localisation ou au profilage d’un visiteur du site Internet ou à un paiement par celui-ci. |
[1] Il est à noter que certaines obligations d’information concernant la collecte de renseignements personnels ne s’appliquent pas dans le cadre d’une enquête de nature judiciaire, ni à une enquête ou à un constat fait par une personne ou un organisme qui, en vertu de la loi, chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Remarques :
- Cumuls possibles : Différents renseignements personnels peuvent être recueillis cumulativement selon les catégories d’individus concernés par des collectes; un même renseignement personnel peut être recueilli pour plusieurs fins.
- Caractère personnel ou non : Parmi les renseignements recueillis certains peuvent cesser d’être personnels (notamment par anonymisation) ou ne pas l’être, en particulier lorsqu’il n’y a pas de fortes possibilités que vous puissiez être identifié, directement ou indirectement, par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources.
- Renseignements personnels non protégés : Certains renseignements personnels recueillis ne sont pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels, comme ceux ayant un caractère public en vertu de la loi (notamment ceux énumérés aux articles 108.6 à 108.8 du Code des professions) ou qui concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que le titre et la fonction, de même que les coordonnées pour être joint à son lieu de travail. De tels renseignements personnels peuvent se trouver dans certaines publications de l’OPPQ comme son registre des membres, son répertoire des professionnels de la physiothérapie, des périodiques, outils de références, blogues, avis et annonces accessibles à partir du site Internet de l’OPPQ.
- Exceptions en cas d’enquêtes ou constats : Par ailleurs, le devoir d’information fait l’objet d’exceptions dans le cas d’une enquête de nature judiciaire, ou d’une enquête ou d’un constat fait par une personne ou un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois. À cet égard, des pouvoirs d’enquête sont dévolus à certaines instances de l’Ordre tel le bureau du syndic et le comité d’enquête en exercice illégal et en usurpation de titre.
À quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels ?
Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées et documentées par l’OPPQ avant la collecte ou au moment de celle-ci.
Hormis les fins communes à l’ensemble ou à plusieurs des catégories d’individus concernés et des renseignements personnels correspondants (par exemple ceux ayant trait au respect des devoirs légaux et fiscaux, à la reddition de comptes, à la protection du public ainsi qu’au contrôle de l’exercice de la profession), il peut y avoir d’autres fins, comme l’indique la liste suivante :
Individus concernés |
Fins des collectes |
| Administrateurs de l’OPPQ, membres de ses comités et candidats à de tels postes |
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| Candidats à la profession |
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| Salariés de l’OPPQ, candidats à un poste de salarié et bénévoles |
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| Fournisseurs divers tels que : formateurs, inspecteurs, enquêteurs, procureurs, sténographes et autres entreprises individuelles parmi les entrepreneurs, prestataires de services et mandataires rémunérés de l’OPPQ |
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| Individus adressant certaines demandes ou un signalement à l’OPPQ ou impliqués dans une enquête |
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| Membres (actuels ou anciens) |
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| Visiteurs du site Internet et personnes du public |
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Quelles catégories de personnes au sein de l’OPPQ ont accès aux renseignements personnels ?
La loi fait en sorte qu’un renseignement personnel détenu par l’OPPQ peut être accessible à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein de l’OPPQ, pourvu que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Voici les catégories de personnes au sein de l’OPPQ susceptibles d’avoir accès à des renseignements personnels détenus par l’OPPQ :
- Administrateurs et administratrices membres du conseil d’administration de l’OPPQ.
- Membres d’un comité de l’OPPQ, par exemple :
- Comité d’admission
- Comités de révision (décisions du Bureau du syndic et décisions relatives aux demandes d’équivalence)
- Comité d’enquête à l’éthique et à la déontologie de l’OPPQ
- Comité de la formation
- Comité d’inspection professionnelle
- Comité sur la gouvernance
- Comité des finances et d’audit
- Comité des ressources humaines
- Comité d’orientation du fonds de recherche clinique de l’OPPQ
- Comité d’évaluation des demandes de bourses et subventions en recherche clinique de l’OPPQ
- Comité consultatif sur les manipulations vertébrales et articulaires
- Comité de révision | manipulations
- Personnes dirigeantes et membres du personnel de l’OPPQ occupant divers postes parmi les différentes directions et instances de l’OPPQ, par exemple :
- la présidence, la direction générale et le secrétariat, la direction de l’inspection professionnelle et le Bureau du syndic.
Par quels moyens les renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Vos renseignements personnels peuvent être recueillis par un éventail de moyens technologiques ou autres figurant parmi les canaux, plateformes et systèmes d’information ou de prestation électronique de services suivants :
- Téléphone
- Visioconférence
- Boite vocale
- Télécopieur
- Courriel
- Clavardage
- Document (sur support papier ou sur un autre support), incluant document technologique
- Enregistrement vidéo et/ou audio
- Formulaire électronique
- Extranets et autres portails (notamment le dossier membre, en ligne fourni par Connexence)
- Fichier de journalisation et registre en ligne
- Logiciels-services et services applicatifs
- Messagerie de réseaux sociaux
- Mesure d’audience Web
- Minimessage (ex. : texto)
- Notification électronique
- Pixels invisibles et liens traceurs
- Progiciel de gestion intégré
- Questionnaire et sondages nominatifs dans le cadre des activités liées au contrôle de l’exercice de la profession ou de concours
- Service d’authentification
- Signature électronique
- Stockage infonuagique de fichiers
- Témoin de connexion et autres technologies comprenant des fonctions permettant de vous identifier, vous localiser ou d’effectuer un profilage
Pixels invisibles et liens traceurs : Les pixels invisibles (aussi appelés « balises pixels » et « GIF sains ») comportent des symboles graphiques que l’utilisateur ne peut pas voir. Les liens traceurs ou technologies similaires consistent en quelques lignes de code d’instruction et peuvent être incorporés dans notre site Web ou notre application (mobile). Avec les témoins, ils sont surtout utilisés pour de l’analyse statistique. Cette technologie peut aussi être utilisée pour suivre des structures de trafic sur des sites Web, ou pour savoir si un courriel a été reçu et ouvert, et si une réponse y a été donnée.
Témoins de connexion : Certains renseignements personnels peuvent être recueillis en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage de visiteurs du site Internet de l’OPPQ, notamment par des témoins de connexion (communément appelés cookies). Avant qu’une telle technologie ne soit utilisée à votre égard, l’OPPQ vous informe, via un widget ou tout autre moyen approprié, du recours à cette technologie, des moyens offerts pour activer ces fonctions et obtient votre consentement. Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement de base du site internet de l’OPPQ et sont, par défaut, toujours actifs.
Quelles mesures peuvent être prises afin de refuser la collecte des renseignements personnels et quelles sont les conséquences possibles de ce refus ?
L’OPPQ ne recueille que les renseignements nécessaires à l’exercice de ses attributions et aux fins déterminées.
Vous pouvez généralement refuser la collecte de renseignements personnels auprès de vous ou y mettre fin (sauf exception) quoiqu’un tel refus ou un tel arrêt soit susceptible d’entrainer des conséquences.
Pour refuser que l’OPPQ recueille des renseignements personnels auprès de vous, vous pouvez :
- Vous abstenir de présenter une demande à l’OPPQ dans le cadre de laquelle des renseignements personnels revêtant un caractère obligatoire sont recueillis.
- Vous abstenir de fournir des renseignements personnels lors d’une collecte autres que ceux nécessaires.
- Refuser ou désactiver les témoins de connexion, pixels de connexion et liens traceurs lorsque vous visitez le site Internet de l’OPPQ ou directement sur votre navigateur.
- Communiquer avec l’OPPQ de manière anonyme.
- Manifester expressément votre refus de la collecte de renseignements personnels en le mentionnant par écrit à même le moyen de collecte utilisé ou en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’OPPQ.
- Désactiver Google Analytics et vous opposer aux témoins de connexion Google Analytics en téléchargeant un module complémentaire de navigateur disponible pour Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari et Microsoft Edge (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout).
Il importe de souligner que les personnes qui présentent une demande de permis et d’inscription au Tableau de l’OPPQ, de même que les personnes qui sont inscrites audit Tableau, ont l’obligation de fournir certains renseignements à l’OPPQ en vertu du Code des professions.
Autrement, voici des conséquences possibles lorsque vous refusez la collecte des renseignements personnels auprès de vous ou y mettez fin, selon la nature de votre relation avec l’OPPQ :
Relation avec l’OPPQ |
Conséquences possibles |
| Administrateurs de l’OPPQ, membres de ses comités et candidats à de tels postes |
Inéligibilité ou disqualification d’une candidature : des renseignements manquants pourraient affaiblir une candidature ou la rendre non recevable. Obstacles à remplir les fonctions ou recevoir paiement : des renseignements manquants pourraient limiter l’accès à des documents nécessaires à l’exécution du mandat ou faire obstacle à la réception de paiements de sommes dues. |
| Candidats à la profession | Inadmissibilité, décisions défavorables et retards : des renseignements manquants pourraient entrainer l’inadmissibilité de la candidature, des décisions contraires à vos intérêts, l’établissement de conditions inadaptées à votre situation ou des délais supplémentaires dans le traitement de la demande. |
| Salariés de l’OPPQ, candidats à un poste de salarié et bénévoles |
Empêcher l’établissement d’une relation contractuelle ou nuire à l’exécution de prestations : l’absence des renseignements nécessaires pourrait empêcher la formation d’un contrat avec l’OPPQ ou l’exécution entière, correcte et sans retard d’une prestation faisant l’objet du contrat. Obstacles à la collaboration, aux enquêtes et aux communications : un refus ou un arrêt de collecte de renseignements personnels peuvent nuire à la collaboration entre vous et l’OPPQ ainsi qu’à l’analyse de besoins d’une enquête, vous empêcher de recevoir des communications de l’OPPQ et empêcher l’OPPQ de communiquer avec un proche en cas d’urgence à votre sujet. |
| Fournisseurs divers tels que : formateurs, inspecteurs, enquêteurs, procureurs, sténographes et autres entreprises individuelles parmi les entrepreneurs, prestataires de services et mandataires rémunérés de l’OPPQ | Empêcher l’établissement d’une relation contractuelle ou nuire à l’exécution de prestations : l’absence des renseignements nécessaires pourrait empêcher la formation d’un contrat avec l’OPPQ ou l’exécution entière, correcte et sans retard d’une prestation faisant l’objet du contrat. |
| Individus adressant certaines demandes ou un signalement à l’OPPQ ou impliqués dans une enquête | Retards ou impossibilité de traiter une demande : des renseignements manquants pourraient ralentir ou empêcher le traitement ou l’aboutissement de demandes ou de signalements à l’OPPQ, incluant l’évaluation de leur pertinence et les communications quant aux résultats, ou encore nuire à l’efficacité du processus ou à sa conclusion adéquate. |
| Membres (actuels ou anciens) |
Refus de vous délivrer un permis et/ou de vous inscrire au Tableau, plainte disciplinaire ou radiation du Tableau : un refus ou un arrêt de collecte pourrait faire en sorte que vous ne remplissiez pas les conditions permettant à l’OPPQ de vous délivrer un permis ou de vous inscrire à son Tableau. Le refus de fournir certains renseignements dans le cadre d’une inspection professionnelle ou d’une enquête peut mener au dépôt d’une plainte devant le conseil de disciplinaire et/ou d’une requête en radiation provisoire. Obstacles à des demandes : un refus ou un arrêt de collecte de renseignements personnels pourraient nuire à une demande à l’OPPQ, notamment pour la délivrance d’attestation ou de dispense d’attestation, une bourse, l’inscription à une activité de formation professionnelle, etc. Obstacles à des communications : un refus ou un arrêt de collecte de renseignements personnels pourraient vous empêcher de recevoir des communications de l’OPPQ. |
| Visiteurs du site Internet | Perte de personnalisation : un refus ou un arrêt de collecte de renseignements personnels pourrait diminuer la qualité de votre expérience lorsque vous visitez le site Internet de l’OPPQ en raison du fait qu’il ne serait pas possible de tenir compte de certaines préférences exprimées dans les réglages du dispositif et du navigateur que vous utilisez pour visiter le site. |
Quels sont vos droits d’accès et de rectification prévus par la loi et les moyens technologiques disponibles pour que vous puissiez consulter ou rectifier vos renseignements personnels ?
Les droits d’accès et de rectification prévus à la loi quant à vos renseignements personnels peuvent être résumés comme suit :
- Droit d’accès aux renseignements personnels :
- Droit d’être informé : sauf exception, toute personne peut savoir si des renseignements personnels la concernant sont détenus par l’OPPQ et a le droit d’en recevoir communication.
- Modalités d’accès : les renseignements peuvent être consultés sur place pendant les heures normales de travail, à distance, ou transmis sous forme de copie. Si les renseignements sont informatisés, une transcription intelligible peut être demandée.
- Format technologique : à moins de difficultés pratiques sérieuses, les données recueillies auprès du demandeur peuvent être transmises dans un format structuré et couramment utilisé, si demandé, à lui-même ou à un tiers autorisé.
- Accommodements pour personnes handicapées : des mesures raisonnables sont prévues pour garantir l’accès aux personnes handicapées, selon les politiques applicables.
- Gratuité et frais : l’accès est gratuit, mais des frais raisonnables peuvent être exigés pour la reproduction ou la transmission. Ces frais doivent être communiqués à l’avance.
- Droit de rectification des renseignements personnels :
- Conditions de rectification : une personne peut demander la correction de renseignements inexacts, incomplets, équivoques, ou collectés, communiqués ou conservés de manière non autorisée. Dans certaines circonstances, l’OPPQ pourrait refuser de donner suite à une demande de rectification, selon ce qui la loi permet.
- Procédure d’accès ou de rectification :
- Consulter la page dédiée à l’accès à l’information.
Quelles sont les catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer vos renseignements personnels aux fins auxquelles ils sont recueillis et est-il possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec ?
Les catégories de tiers à qui il peut être nécessaire que l’OPPQ communique vos renseignements personnels aux fins énoncées ou à qui la loi oblige l’OPPQ ou lui permet de les communiquer sont les suivantes :
- Autorités et comités liés à l’OPPQ : Le Tribunal des professions (ou un autre tribunal) ou une personne, un expert qu’un syndic s’adjoint ou une autre personne qui l’assiste dans l’exercice de ses fonctions d’enquête, ou un enquêteur de l’OPPQ, un maitre de stage, un mentor, de même qu’un autre ordre professionnel visé par le Code des professions ou un organisme qui exerce des fonctions similaires ou complémentaires pour la protection du public lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions respectives, incluant une enquête, un processus d’inspection ou la délivrance d’un permis.
- Organismes publics ou organismes d’un autre gouvernement :
- lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; ou
- lorsque la communication est manifestement à votre bénéfice.
- Personne ou organisme privé ayant recueilli des renseignements personnels qui vous concernent : L’OPPQ pourrait devoir communiquer un renseignement sur votre identité pour recueillir d’autres renseignements personnels déjà colligés, en ayant préalablement informé la Commission d’accès à l’information de cette démarche.
- Personne ou un organisme dans des circonstances spécifiques :
- nécessité pour l’application d’une loi au Québec.
- nécessité dans le cadre de la prestation d’un service de l’OPPQ à vous rendre ou pour répondre à une demande de votre part, notamment aux fins de votre identification (par exemple : établissement d’enseignement universitaire ou collégial).
- nécessité pour l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par l’OPPQ (par exemple: assureurs, prestataires de services informatiques ou financiers, vérificateurs financiers, traducteurs, sociétés de traitement postal, etc.), moyennant le respect des exigences de la loi à ce sujet.
- nécessité pour l’application d’une convention collective, d’un décret, d’un arrêté, d’une directive ou d’un règlement qui établissent des conditions de travail ou d’une loi au Québec.
- pour utiliser ces renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques (si les conclusions d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée le permettent).
- lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; ou
- lorsque cette personne ou cet organisme est chargé, en vertu de la loi, de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois (si le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec).
- Poursuite pour infraction à une loi ou procédure judiciaire : En cas de nécessité aux fins d’une poursuite, l’OPPQ pourrait communiquer des renseignements personnels à son procureur lorsqu’il s’agit d’une infraction à une loi que l’OPPQ est chargé d’appliquer ou d’une procédure judiciaire ou au Directeur des poursuites criminelles et pénales lorsqu’il s’agit d’une infraction à une loi applicable au Québec ou encore au procureur général lorsqu’il agit comme procureur de l’OPPQ dans le cas de toute procédure judiciaire autre qu’en lien à une infraction à une loi.
- Communications à l’extérieur du Québec : Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, en particulier lorsque l’OPPQ confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte de tels renseignements, par exemple auprès d’un prestataire de services infonuagiques.
Quelles sont les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels ?
La loi impose à l’OPPQ de prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits (contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées) et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
L’OPPQ a adopté et mis en œuvre plusieurs mesures de cette nature, dont voici une brève description :
- Mesures organisationnelles : nous réservons l’accès aux bureaux aux personnes autorisées et nous contrôlons cet accès par des clés d’accès individualisées dont l’utilisation est journalisée. Nous verrouillons les classeurs lorsque la sensibilité des renseignements personnels de dossiers qu’ils contiennent le justifie.
- Inspections : nous procédons régulièrement à diverses inspections de sécurité informatique.
- Formation et sensibilisation du personnel : nous nous assurons que le personnel de l’OPPQ ayant accès à vos renseignements personnels suive périodiquement des formations visant à acquérir et maintenir une vigilance et des comportements adéquats en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels.
- Journalisation, traçabilité et limitation des accès : nous avons des outils et fonctionnalités de gestion permettant de journaliser et retracer les accès aux dossiers informatisés.
- Minimisation : nous limitons les renseignements personnels que nous collectons à ce qui est nécessaire à l’accomplissement des fins prédéterminées auxquelles ces renseignements sont recueillis.
- Politiques et pratiques de gouvernance : nous avons établi et mis en œuvre des règles encadrant la gouvernance de l’OPPQ à l’égard des renseignements personnels et propres à assurer la protection de ces renseignements.
- Mesures techniques relatives aux réseaux internes :
- Chiffrement des données : nous utilisons des technologies de chiffrement, tant pour les données en transit que pour celles au repos, afin de les rendre inexploitables par quiconque ne possède pas la clé cryptographique nécessaire pour les déchiffrer.
- Pare-feu : nous mettons en place des systèmes de pare-feu pour filtrer les flux de données entre notre réseau interne et les réseaux externes.
- Systèmes de détection et tests d’intrusions informatiques : nous surveillons et bloquons les accès non autorisés à nos réseaux et systèmes d’information.
- Sauvegardes régulières et récupération d’urgence : nous réalisons des sauvegardes régulières des données pour permettre leur récupération en cas de perte ou de dommages.
- Mise à jour et gestion des correctifs : nous maintenons nos logiciels et systèmes à jour avec les derniers correctifs de sécurité pour nous prémunir contre les logiciels malveillants et autres vulnérabilités connues.
- Authentification multi facteurs : pour vérifier et valider l’identité des utilisateurs autorisés, nous imposons un processus de contrôle où ils doivent régulièrement fournir au moins deux éléments issus de deux facteurs d’authentification distincts.
L’Ordre procède à la réévaluation des mesures de sécurité susmentionnées sur une base régulière.
Comment vous prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévue dans les règles de gouvernance de l’OPPQ ?
En tant qu’individu concerné par des renseignements personnels détenus par l’OPPQ, vous avez le droit de faire usage du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévue dans les règles de l’OPPQ encadrant sa gouvernance à leur égard.
Ces règles sont publiées dans la section « Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels » située sur une page web du site Internet de l’OPPQ accessible à partir de l’URL suivante :