En vertu des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et du Code des professions, certains documents liés au contrôle de l’exercice de la profession peuvent être publics.
Plusieurs de ces documents sont déjà accessibles sur notre site, tels le rapport annuel, les décisions disciplinaires, les règlements, etc.
Comment faire une demande d’accès à l’information?
Si vous souhaitez faire une demande d’accès à l’information, vous pouvez écrire à la personne responsable à l’adresse suivante :
Me Marie-France Salvas
Directrice générale et secrétaire de l’Ordre
7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700
Anjou (Québec) H1M 3N8
secretariat_general@oppq.qc.ca
Si votre requête concerne des documents détenus par le Bureau du syndic, adressez-vous à la personne responsable à l’adresse suivante :
Judith Brillant, T. phys., B. Sc., LL. M.
Syndique
7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700
Anjou (Québec) H1M 3N8
jbrillant@oppq.qc.ca
À savoir
Assurez-vous que votre demande est complète
Afin d’être traitée, votre demande d’accès à l’information doit préciser:
- les renseignements que vous souhaitez obtenir;
- vos coordonnées complètes (adresse, téléphone, courriel, etc.) advenant que la personne responsable ait à communiquer avec vous.
Protection des renseignements personnels
Règles de gouvernance
Rôles et les responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels
Les responsables de la protection des renseignements personnels
Les deux responsables de l’accès à l’information de l’OPPQ occupent aussi les fonctions de responsables de la protection des renseignements personnels (PRP) pour les renseignements personnels qu’ils détiennent respectivement. À ce titre, la loi leur confie plusieurs responsabilités.
Ils sont par ailleurs membres du comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (CAIPRP) et de l’équipe de gestion des incidents de confidentialité.
Politiques et pratiques en matière de gouvernance à l’égard des renseignements personnels
Les deux responsables de la PRP de l’OPPQ participent, avec le CAIPRP, à l’établissement et à la mise en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de l’Ordre à l’égard des renseignements personnels et propres à assurer la protection de ces derniers.
Lorsqu’une situation exigeant la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée survient, ils participent, avec le CAIPRP, à cet exercice.
Consentement
Les responsables de la PRP de l’OPPQ voient à la conformité des consentements recueillis par celui-ci en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels. Ils assistent également toute personne qui en a besoin à bien comprendre la signification du consentement qui lui est demandé.
En cas d’incident de confidentialité
Les responsables de la PRP participent à l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité.
S’il y a lieu, ils enregistrent toute communication de renseignements personnels à toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé par un incident de confidentialité.
Traitements des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Les responsables de la PRP traitent les plaintes reçues à l’égard de la protection des renseignements personnels, selon la procédure établie par l’OPPQ.
Les membres du CAIPRP et de l’équipe de gestion des incidents de confidentialité
Les membres du CAIPRP soutiennent les responsables de la PRP dans l‘exercice de leurs fonctions. Ils approuvent et mettent à jour les règles encadrant la gouvernance de l’OPPQ à l’égard des renseignements personnels. Ils procèdent également à la révision des processus de collecte, d’utilisation, de transmission, de conservation et de destruction.
Formant l’équipe de gestion des incidents de confidentialité de l’OPPQ, les membres du CAIPRP sont responsables de l’application du plan de gestion des incidents de confidentialité et veillent à mettre à jour le registre des incidents de confidentialité.
Ils peuvent aussi assister le responsable de la protection des renseignements personnels dans le traitement des plaintes reçues à l’égard de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de l’OPPQ
Lors de leur entrée en fonction, tous les membres du personnel de l’OPPQ signent un serment de discrétion qui leur interdit de révéler ou de faire connaître quoi que ce soit dont ils auront eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions sans autorisation.
Ils sont par ailleurs tenus de ne collecter, ne consulter, n’utiliser et ne communiquer aucun renseignement personnel qui n’est pas nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Ils suivent les règles d’archivage et de conservation des documents de l’OPPQ.
Chaque membre du personnel est aussi responsable de signaler immédiatement à son ou à sa gestionnaire ou à un responsable de la protection des renseignements personnels toute situation susceptible de constituer un incident de confidentialité.
Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Toute question ou commentaire en lien avec les mesures prises par l’OPPQ pour assurer la protection des renseignements personnels qu’il collecte, utilise ou communique, peut être adressé au responsable de la protection des renseignements personnels concerné dont les coordonnées figurent ci-dessous:
Me Marie-France Salvas
Directrice générale et secrétaire de l’Ordre
7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700
Anjou (Québec) H1M 3N8
secretariat_general@oppq.qc.ca
Si votre requête concerne des renseignements personnels détenus par le Bureau du syndic, adressez-vous à la personne responsable à l’adresse suivante:
Judith Brillant, T. phys., B. Sc., LL. M.
Syndique
7151, rue Jean-Talon Est, bureau 700
Anjou (Québec) H1M 3N8
jbrillant@oppq.qc.ca
Une personne concernée par des renseignements personnels peut porter une plainte relativement à la protection des renseignements personnels détenus par l’OPPQ auprès du responsable de la protection des renseignements personnels concerné en communiquant avec lui aux coordonnées indiquées ci-dessus.
Le responsable de la protection des renseignements personnels étudiera la plainte reçue afin de déterminer si les mesures de protection des renseignements personnels prévues par l’OPPQ ou prévues dans la loi ont été correctement appliquées. Il peut à cette fin consulter les membres du comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (CAIPRP).
Dans un délai de 30 jours de la réception de la plainte, le responsable de la protection des renseignements personnels informera par écrit le plaignant de ses conclusions à la suite de l’étude de la plainte. Toutefois, si le responsable juge qu’un délai supplémentaire est nécessaire, il en informera le plaignant.
Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra les moyens raisonnables pour tenter de résoudre toute plainte qui lui est adressée et mettre en place les mesures correctives susceptibles de régler la situation problématique.
Il est aussi possible de s’adresser à la Commission d’accès à l’information. Toute préoccupation doit être transmise en premier lieu au responsable de la protection de renseignements personnels concerné.
Activités de formation et de sensibilisation offertes au personnel en matière de protection des renseignements personnels
L’OPPQ rend disponibles des activités de formation et de sensibilisation sur la protection des renseignements personnels à tous les membres de son personnel. Ces activités peuvent prendre la forme de présentations lors de réunions internes ou de formations offertes par des organismes externes.
L’OPPQ met aussi à la disposition de son personnel des outils et de la documentation pour aider celui-ci à bien saisir et à respecter les obligations à l’OPPQ en matière de protection des renseignements personnels.
Sondage auprès des publics cibles
Dans le cadre de certains projets internes, l’OPPQ transmet à l’occasion des invitations à participer à des sondages à ces différents publics. Notre organisation ne recueille aucun renseignement personnel lors de ces enquêtes.